Effiziente Kommunikation mit KI-Unterstützung
Ein DB mindbox gefördertes Projekt zum effizienten Einwendungs- und Stakeholder-Management
Und das nicht nur in der Umsetzung, sondern auch in der Kommunikation mit der Öffentlichkeit. Jede Großbaustelle zieht Einsprüche, Fragen und Bedenken von verschiedenen Stakeholdern nach sich: Politik, Vereine, Interessensgemeinschaften, Privatpersonen und die Presse. All diese Anliegen müssen zeitnah, verlässlich und korrekt beantwortet werden.
Die Herausforderung dabei? Projektleiter und Teams verbringen unzählige Stunden damit, relevante Informationen zu finden, verschiedene Fachbereiche zu koordinieren und sicherzustellen, dass jede Antwort auf einer soliden Datengrundlage basiert. Das kostet wertvolle Zeit und bindet Ressourcen, die an anderer Stelle dringender benötigt werden.
Hoher Zeitdruck, viele Anfragen
In jedem Projekt entstehen riesige Mengen an Dokumenten, aus denen Antworten generiert werden können. Doch die manuelle Recherche ist mühsam und fehleranfällig. Projektleiter stehen unter Druck, alle Anfragen lückenlos zu beantworten, während sie gleichzeitig die eigentliche Projektarbeit vorantreiben müssen. Dabei fehlt oft die Übersicht, welche Anfragen in welchem Bearbeitungsstatus sind oder welche Informationen noch aus Fachabteilungen ergänzt werden müssen. Ohne eine zentrale, intelligente Unterstützung werden wertvolle Ressourcen für zeitraubende Verwaltungsaufgaben gebunden, anstatt sich auf strategisch wichtige Themen zu konzentrieren.
KI-gestütztes Einwendungsmanagement für maximale Effizienz
Mit unserer KI-gestützten Lösung entlasten wir Projektleiter und Teams massiv. Die KI analysiert die Anfrage und alle relevanten Antwort-Dokumente und generiert präzise, kontextbezogene Antwortvorschläge. Die Vorschläge können vom jeweiligen Projektleiter schnell überprüft und angepasst werden. So werden wiederkehrende Fragen effizient bearbeitet, während gleichzeitig sichergestellt wird, dass jede Antwort auf einer fundierten Datengrundlage basiert.
Besonders wichtig: Wir setzen auf einen „human-in-the-loop“-Ansatz. Das heißt, die KI übernimmt die zeitaufwändige Recherche und das Vorschlagen von Antworten, doch die finale Entscheidung bleibt beim Menschen. Das bedeutet maximale Kontrolle für die Projektverantwortlichen bei gleichzeitig minimalem Aufwand für Routineaufgaben.
Dank einer intuitiven Benutzeroberfläche behalten die Projektleiter jederzeit den Überblick. Sie sehen genau, welche Anfragen noch offen sind, welche Dokumente geprüft werden müssen und ob alle Fachbereiche ihre Rückmeldungen geliefert haben. Dadurch wird die gesamte Kommunikation mit der Öffentlichkeit effizienter, transparenter und schneller. Das spart nicht nur Zeit und Kosten, sondern sorgt auch für eine bessere Nachvollziehbarkeit, höhere Qualität der Antworten und eine deutlich gesteigerte Effizienz im Stakeholder-Management.
Mehr Zeit fürs Wesentliche
Unsere Lösung macht es möglich, dass sich Projektleiter endlich auf das Wesentliche konzentrieren können – und gleichzeitig eine professionelle, verlässliche Kommunikation mit der Öffentlichkeit gewährleistet ist.
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